Ici et là tu peux trouver des conseils pour améliorer ta gestion du temps. Mais sais-tu que ces conseils ne sont pas le fruit de la réflexion des personnes qui te donnent tous ces conseils. Non ces conseils viennent de lois se rapportant à la gestion du temps.
Les journées font 24h, ni 22 h ni 26 h. Il est impossible de perdre ou de gagner du temps ! Donc la seule possibilité c’est d’utiliser au mieux ces 24 heures. D’où l’importance de bien gérer son temps, et d’être le plus efficace possible afin d’optimiser son utilisation.
Mais pour gérer efficacement ton temps, tu dois absolument connaître ces 8 lois. Pareto, Murphy, Douglas ça te dit quelque chose ?
Non ? Alors tu devrais vraiment lire sérieusement ce qui va suivre pour arrêter de courir après le temps qui passe !
Prêt ?
La loi de Murphy ou loi de « l’emmerdement maximum »
« Tout ce qui peut mal tourner va mal tourner »
Inventée par Edward Aloysius Murphy Jr., ingénieur aérospatial américain (1918-1990)
Pour faire simple s’il y a la moindre possibilité que quelque chose tourne mal, tu peux être sûr que ça va arriver. Il faut savoir que Murphy était un ingénieur spécialiste de la sécurité des systèmes critiques dans l’aérospatial.
Si cette loi est devenue si célèbre, c’est que chacun peut constater la véracité de cette loi. Elle peut prêter à sourire. Mais sais-tu que cette loi a impulsé le zéro défaut dans certaines industries (aéronautique, aérospatiale…).
Quelles sont les implications de cette loi ? Premièrement il s’agit d’identifier puis de limiter en amont tout ce qui pourrait mal tourner, et de mettre en place une politique qualité.
Deuxièmement tu dois toujours avoir un « plan B » et anticiper les risques, car tu dois partir du principes que même en pensant à tout ce n’est pas suffisant. Je te donne un exemple tu dois faire une présentation en vidéo et au moment d’envoyer la présentation, tu t’aperçois que le vidéoprojecteur ne marche pas ! Tu dois prévoir un joli petit tableau avec des feutres au cas où…
Troisièmement, elle t’oblige à prévoir des délais supplémentaires quand tu établis un planning, pour parer aux imprévus. Et ce troisième aspect est directement connecté à la prochaine loi que nous allons voir.
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La loi de Hofstadter ou comment admettre que tous tes projets seront en retard
« Les choses prennent plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter. »
Cette loi est aussi appelée loi de glissement de planning. Elle est basée sur le constat qu’il faut toujours plus de temps que prévu pour mener à bien une tâche. Et le pire c’est que même en tenant compte de cette loi et en essayant d’anticiper des délais supplémentaires, le temps alloué ne sera pas suffisant.
Pourquoi ?
En gestion du temps, il est très courant de sous-évaluer le paramètre temps. Pour des actions de moins de deux heures, cette sous-évaluation est de 20%, mais elle peut atteindre 50% sur une tâche supérieure à deux heures.
Quelles sont les conséquences ?
Stress, retards, perte de crédibilité, démotivation.
Pour lutter contre la loi d’Hofstadter il suffir de prévoir plus de temps me diras tu. Certes cela semble su simple bon sens. Mais pas que. Pour rester cohérent et donner des délais précisil est nécessaire de prévoir certains aménagements.
Il faut scinder les travaux en micro-tâches plus simple à évaluer afin de donner des prévisions de temps plus fiables ;
Il est utile de faire des bilans d’avancement à intervalles réguliers pour éventuellement ajuster tes prévisions ;
Essayer dans la mesure du possible de t’en tenir au planning (hello procrastination!!!). Ça a l’air évident comme ça, mais tu sais comment ça se passe, on a tous tendance à prendre des libertés avec nos propres planning !
Il faut prévoir des planning réalistes, avec des délais pour faire face aux imprévus. Par exemple prévoir quelques minutes entre deux rendez-vous, 10-20 minutes entre deux réunions…
Ce sont des petites choses qui permettent de réduire le stress et la charge mentale.
Loi de Parkinson, le gestion du temps selon le temps disponible
« Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ».
Elle est décrite dans un article paru en 1955 par Cyril Parkinson dans The Economist. Cette loi fait le constat qu’un travail occupe en général la globalité du temps qui lui a été alloué. Donc si tu fixes une semaine pour réaliser une tâche, tu mettras une semaine pour finir ce travail. Mais si tu prévois un mois pour réaliser le même travail, tu mettras effectivement un mois à le réaliser.
Cette loi a l’air de venir contredire la loi de Hofstadter qu’on vient de voir. Mais elle vient plutôt expliquer pourquoi certains projets peuvent prendre du retard !
Pour relativiser un peu cette loi de Parkinson, il est à noter que les constatations faites par cette loi se basent sur l’étude du travail effectuée au sein de l’administration britannique (2 ministères).
Il a constaté que les effectifs augmentaient sans aucune corrélation avec la quantité de travail. Il s’est ainsi rendu compte que quand la taille d’une organisation ou d’un groupe de travail augmentait, son efficacité diminuait. Les tâches simples deviennent complexes simplement à cause du temps qui leur est alloué.
Il est donc nécessaire de se fixer des échéances raisonnables pour l’accomplissement d’un travail ou d’un projet.
Car le risque c’est de retarder le commencement du projet, et de ne pas travailler efficacement. Si tu travaille en équipe veille à ne pas surcharger tes projets de process inutiles ou redondants. Contrôle régulièrement l’avancement du projet.
Si tu travailles seul, n’alourdis pas tes méthodes de travail. Être organisé c’est bien, c’est même souhaitable. Mais l’organisation ne doit pas se faire au détriment de l’efficacité. Bien souvent la simplicité permet une organisation et une efficacité accrue.
“La complexité est votre ennemi. N’importe quel idiot peut faire quelque chose de compliqué. Le plus dur, c’est de garder les choses simples.”
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La loi de Carlson
« Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».
Economiste suédois Sune Carlson, met en lumière dans son ouvrage Executive behaviour l’effet désastreux des interruptions dans l’environnement professionnel.
Imagine qu’une personne est sollicitée en moyenne toutes les 12 minutes. L’interruption est vraiment un fléau.
C’est pour cela qu’il est conseillé lorsqu’on travaille de couper toutes les notifications et de supprimer toutes les sources de distraction. Je ne sais pas toi, mais il m’arrive de travailler et de laisser la télé en fond. Et c’est vraiment une habitude terrible ! Je suis constamment interrompu et distrait ! Pas bien !
Pour une gestion du temps efficace tu ne dois pas faire du multitâche. Concentre-toi sur une activité à la fois ! En revanche tu dois essayer de regrouper les tâches similaires, et d’organiser des séances de batching. Par exemple tu peux regrouper tes post réseaux sociaux sur une même séance de travail. Tu peux ensuite, choisir de traiter tes mails. Comme ça tu mets à profit ta concentration sur une même tâche afin d’être plus efficace.
Mais tu dois être attentif aux implication de la la loi d’Illich, la suivante sur la liste.
Bien gérer son temps de travail avec la loi d’Illich
« Après un certain nombre d’heures, la productivité du temps passé diminue d’abord et devient ensuite négative ».
Ivan Illich était un prêtre et penseur autrichien. Il s’est rendu célèbre pour sa critique globale de la société industrielle et de ses absurdités. Preuve en est son ouvrage le plus célèbre : Une société sans école, qui est une critique du système éducatif. Illich était un fervent défenseur de l’auto-apprentissage comme moyen de se former. C’est en 1980 qu’il formule sa loi.
Ce qu’il énonce c’est que le travail en continu sur une trop longue plage horaire finit par ne plus être productif, voir même avoir une productivité négative.
Autrement dit, travailler plus longtemps n’est pas synonyme de productivité plus élevée. Si tu t’obstines ça peut avoir des conséquences néfastes sur ton travail (erreur, erreur de jugement…). C’est alors qu’on parle de productivité négative.
Les pauses sont donc tes amies. Pour une bonne gestion du temps il est nécessaire de faire des pauses régulières durant tes séances de travail. Et il ne faut pas prévoir des séances de travail trop longues. La préconisation est d’organiser des séances de travail de 90 minutes maximum. Pour les travaux répétitifs ou nécessitant une faible concentration, des séances de 25 minutes avec des pauses de 5 minutes à la fin de chaque cycle de 25 minutes.
Le principe de Pareto : si on ne devait retenir qu’une loi de la gestion du temps
« 80% des effets sont le produit de 20% des causes ».
Voilà une autre loi très célèbre et dont le champs d’application est vaste ! Vilfredo Pareto était un économiste et sociologue italien. Il est devenu célèbre grâce à ses travaux en sciences économiques et sur les statistiques. La loi de Pareto est aussi appelée loi des 80/20 ou des 20/80.
Par exemple pour un entrepreneur cela pourrait concerner ces affirmations :
20 % des clients représentent 80 % du Chiffre d’Affaires
20% de votre activité fournit 80% de vos résultats
20% des problèmes représentent 80% des préoccupations
Et donc à quoi cela nous avance de savoir cela tu vas me dire ?
Prenons par exemple cette affirmation : 80% des problèmes représentent 20% des préoccupations.
Cela signifie donc que les 20 % de mes problèmes représentent 80 % de mes préoccupations. Donc si j’arrive à résoudre ces 20 % de problèmes je devrais être débarrassé de la majeure partie de mes préoccupations.
En fait la loi de Pareto nous pousse à faire les bons choix. Tu ne peux pas te démultiplier, et les journées ne font que 24h. Sachant cela il faut consacrer ton temps aux activités ayant la plus forte valeur ajoutée. Tu pourras par exemple déléguer les autres activités à moins forte valeur ajoutée et ainsi mieux rentabiliser ton temps. Si 20 % de ton activité représentent 80 % de ton CA, tu sais où mettre ton énergie.
Dans le cas d’un freelance ou d’un web-entrepreneur comme toi, cela pousse à suivre ces 3 règles simples mais essentielles:
- hiérarchiser les priorités,
- savoir dire non
- déléguer les tâches non indispensables.
La loi de Laborit ou Loi du moindre effort
« Le cerveau humain a tendance à chercher la satisfaction immédiate. Par instinct, nous sommes amenés à réaliser en premier ce qui nous fait plaisir et à fuir le stress. »
Toi aussi dans tes journées de travail, tu as tendance à privilégier les actions rapides et faciles ? Puis tu traînes les pieds pour les tâches que tu juges plus longues et/ou plus compliquées.
Rassure-toi on est tous passé par là ! Car venir à bout d’une tâche nous procure un sentiment d’efficacité et de la satisfaction.
Mais en fait, sous couvert d’efficacité c’est ce qui nous pousse à procrastiner et à tout remettre au lendemain ! C’est bon tu te reconnais là ? 😜
Et c’est quoi la solution ?
Oui c’est tentant de remettre à demain, ou à plus tard les tâches ennuyeuses ou présentant des difficultés. Et pourtant c’est tout le contraire qu’il faut faire, il faut prévoir ces tâches en début de journée. En général à ce moment là vous êtes d’attaque et en pleine forme. Donc vous êtes opérationnel pour des travaux plus compliqués ou moins motivants.
De plus en commençant par les tâches les plus pénibles, vous baissez votre charge mentale, et vous pouvez vous récompenser. Vous pouvez continuer votre journée avec des travaux plus agréables avec le sentiment du devoir accompli !
Loi de Fraisse
« Notre perception du temps est liée à l'intérêt que nous portons à l'activité en cours.»
Einstein nous a appris que le temps est relatif. Fraisse quant à lui nous apprend que la perception du temps est elle aussi relative.
1 heure n’est pas toujours 1 heure ! Tu penses qu’une heure à écouter un discours de Staline immergé dans une eau à 5° grouillant de sangsues te paraîtra durer aussi longtemps qu’une heure à discuter avec ta meilleure amie en terrasse avec un verre de ton cocktail favori ? 😀
Donc oui la perception du temps n’est pas toujours la même, et peut changer en fonction de beaucoup de paramètres.
Ceci dit comment s’en servir pour améliorer sa gestion du temps ? Comme pour la loi de Laborit, le danger est de privilégier les activités plaisantes au détriment de celles qui paraissent fastidieuses. Un autre risque est de passer plus de temps que nécessaire sur certaines tâches qui t’intéressent.
Afin d’être productif, il est important de trouver un équilibre entre tâches intéressantes et déplaisantes.
Il est important de ne pas considérer comme secondaire une tâche déplaisante sous peine de perdre en efficacité. Pour être efficace il est important que tu classes et différencie les tâches en fonction de leur importance et non par préférence.
Les 8 lois de la gestion du temps
Nous avons tous le même capital temps
Quoique tu fasses tu as le même capital temps au début de la journée. Ce qui fait la différence c'est la façon dont tu vas utiliser ces 24h. (Elon Musk a aussi des journées de 24h)
La bonne méthode c'est celle qui marche pour toi
Les lois que nous venons de voir sont là pour t'aider dans ta réflexion, et t'organiser plus efficacement.
Les points importants pour un travail efficace
Il est important de commencer tes journées de travail par les tâches que tu as tendance à repousser. Prévois des séances de travail de 90 minutes environ pour le travail qui demande de la concentration. Pour les tâches plus répétitives prévois des séances de 25 minutes / 5 minutes de pause. Fais des pauses, et récompense-toi !
